“On n’a qu’une seule chance de faire une première bonne impression.”

C’est votre premier jour dans cette nouvelle entreprise et dès votre arrivée rien n’a été prévu pour vous accueillir. On a oublié de prévoir sur quel bureau vous allez être installé.e. Oups. Votre futur.e manager est en congés et le relais n’est pas pris pour vous présenter en détail l’entreprise, vous faire visiter, etc. Et finalement vous vous retrouvez à lire de la documentation interne sur un doc qu’on vous a imprimé en vitesse, sans tout comprendre, pendant une ½ journée.

Avez-vous déjà vécu quelque chose de similaire ?

Moyen comme accueil. Bof l’image de l’entreprise que ça renvoie. D’autant plus aujourd’hui où les collaborateurs sont de plus en plus en quête de sens et vont plus facilement quitter une boîte à laquelle ils ne se sentent pas appartenir. Or, fidéliser ses collaborateurs.rices est un enjeu très actuel pour les entreprises. Et la séduction du candidat ne se joue pas qu’à son arrivée, mais elle continue des mois après la signature du contrat de travail.

La solution ? L’onboarding !

L’onboarding – embarquement en français – est un processus mis en place par les services des ressources humaines pour favoriser l’intégration de nouveaux.elles salarié.es au sein de l’entreprise. 

Ce processus consiste en une succession d’actions visant à ce que chaque nouvel.le embauché.e se familiarise avec son nouveau lieu de travail, que des liens se nouent rapidement avec le reste de l’équipe, s’attache aux valeurs de l’entreprise, etc. 

Pourtant essentiel, le processus d’intégration peut être négligé par les entreprises. Lorsque l’on sait qu’un.e salarié.e se fait une idée de l’entreprise dans les 90 premiers jours, on comprend que l’onboarding a du sens.

Que ce soit du point de vue de la personne embauchée ou de l’entreprise, les bonnes raisons de mettre en place un processus d’intégration sont multiples. Le bien-être au travail est devenu primordial. Et si un.e collaborateur.rice se sent bien dans l’entreprise, celle-ci est gagnante aussi. Cela lui permet de : 

• • Créer au plus tôt un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Sensible à la cohésion et à l’appartenance, c’est un vecteur nécessaire d’une bonne intégration pour le collaborateur dans l’entreprise ou dans son équipe. 
  • Développer l’engagement, puisqu’un salarié qui a envie de s’engager dans l’entreprise est un salarié qui s’implique dans le travail. 
  • Booster la productivité 
  • Fidéliser à la marque employeur et partager les valeurs de l’entreprise. Mettre en place un onboarding transmet au nouvel arrivant l’image d’une entreprise attentive et à l’écoute de ses salariés. 
  • Diminuer le turnover qui sévit dans de nombreuses entreprises. Le processus de recrutement peut être coûteux et long pour une entreprise, le départ prématuré d’un nouveau collaborateur oblige à recommencer cet investissement de recrutement et annule ainsi la précédente.
  • Limiter les dépenses de recrutement de nouveaux.elles candidat.e.s (en temps, en énergie et en argent)
  • Maîtriser les dépenses liées à la formation de nouvelles recrues
  • Attirer d’autres candidat.e.s au profil intéressant

Alors convaincu.e.s ?

Cette idée peut sembler logique, mais un bon accueil se fait avant tout grâce à une bonne organisation. Débuter son premier jour sans matériel nécessaire au travail (si, si ça arrive), ne renvoie pas l’idée d’une entreprise préparée à l’arrivée d’un.e collaborateur.trice. 

Cette image ne va pas de pair avec la recherche de bien-être au travail des candidat.e.s. Préparer l’arrivée de ses nouveaux collaborateurs passe donc par une organisation en amont : son bureau, son matériel, sa journée, une visite des lieux, sa formation…

THE classique des entreprises ! Mug, blocs-notes ou stylos à l’effigie de l’entreprise sont appréciés comme cadeaux de bienvenue. Et si on poussait l’idée plus loin ? Vous avez pensé à personnaliser ces goodies au/avec le nom du collaborateur ? Et pourquoi pas un mot manuscrit du.de la chef.fe d’équipe ou du.de la président.e ? Ajouter de la personnalisation, c’est transmettre un accueil préparé et attendu !

Fini l’accueil désorganisé qui se fait en 10 minutes. L’accueil peut être amusant : lancer un gage ou un défi facile à réaliser pour détendre ce processus qui souvent stressant.

THE classique des entreprises ! Mug, blocs-notes ou stylos à l’effigie de l’entreprise sont appréciés comme cadeaux de bienvenue. Et si on poussait l’idée plus loin ? Vous avez pensé à personnaliser ces goodies au/avec le nom du collaborateur ? Et pourquoi pas un mot manuscrit du.de la chef.fe d’équipe ou du.de la président.e ? Ajouter de la personnalisation, c’est transmettre un accueil préparé et attendu !

Fini l’accueil désorganisé qui se fait en 10 minutes. L’accueil peut être amusant : lancer un gage ou un défi facile à réaliser pour détendre ce processus qui souvent stressant.

Communiquer, interroger, écouter ses collaborateur.trice.s c’est crucial.

Il faudra d’abord communiquer en externe avec le.la nouvel.le arrivant.e : développer des échanges réguliers avant son premier jour en entreprise le.la réconfortera dans l’idée que l’entreprise est à son écoute.  

En interne, notamment en prévenant les équipes – pas seulement celle concernée – des nouvelles arrivées. Par exemple, Just Eat dresse un portrait en 10 questions de ses nouveaux.elles collaborateurs.trices qu’il partage sur les réseaux internes de l’entreprise. Mais on peut tout aussi bien penser à mettre en place un “brise-glace” pour amorcer un premier échange entre collègues. De quoi détendre l’atmosphère et esquisser un premier échange de façon ludique. 

Et bien entendu, la communication reste importante, même après quelque temps dans l’entreprise : à tout moment, le.la collaborateur.rice peut avoir des questions sur le fonctionnement, l’organisation, etc.

Accueillir un.e nouveau.elle collaborateur.trice c’est aussi le.la former pour lui expliquer le fonctionnement et l’organisation de l’entreprise. Il y a la version classique, avec l’aide d’une présentation PowerPoint et/ou d’un carnet d’accueil, qui expose les aspects principaux (valeurs, organigramme, différents services, etc.) de l’entreprise. Efficaces et familiers, ce sont des moyens qui assurent une formation rapide. 

Côté nouveauté, depuis plusieurs années, les entreprises font appel à la gamification. Le principe : utiliser le jeu pour maintenir les apprenant.es intéressé.e.s et engagé.e.s. Le groupe Carrefour se sert, par exemple, d’un escape game pour dynamiser sa journée d’intégration. L’action de jouer pour découvrir le fonctionnement d’une entreprise, ou de ses outils, aide vivement à l’intégration. Surtout lorsque l’on sait qu’on ne retient que 10% de ce qu’on lit, 20% de ce qu’on entend et 90% de ce qu’on fait ! 

Un premier jour dans une entreprise peut être stressant. On ne connaît encore ni les lieux, ni ses collègues. Pour se sentir à l’aise, il est indispensable de passer par le développement des relations humaines. À l’entreprise de savoir créer des opportunités d’échanges ! Que ce soit par l’organisation d’un petit déjeuner réunissant les collaborateurs.rices autour de croissants ou à l’aide d’un jeu “brise-glace” – ou icebreaker – pour amener à se découvrir et prendre la parole plus aisément. Il est aussi possible de prévoir une animation, type escape game, pour amorcer un premier échange. Par exemple, dans Le Tournoi des Saturnales, les équipes changent à chaque étape du jeu, ce qui donne à tous (ou presque) l’occasion de faire équipe.  

Dites adieu aux accueils bâclés d’un premier jour en entreprise ! L’onboarding est un processus d’intégration attentif aux collaborateurs.trices qui débarquent. Pour une journée ou lors d’un séminaire d’intégration, l’onboarding fera la différence et poussera les arrivant.e.s à se projeter dans l’entreprise. Alors n’hésitez pas à le mettre en place !