Le 15 juin 2023, nous animions le jeu Le Tournoi des Saturnales au Ponant à Pacé pour près de 300 collaborateurs d’ARCHIPEL HABITAT.

Comment organise-t-on un événement de cette ampleur ? Est-ce que ça change vraiment quelque chose par rapport à un événement de 30-50 personnes ? Ce sont les questions auxquelles je vais répondre dans cet article et ce sera aussi l’occasion pour vous d’avoir un aperçu de tout ce qui se passe autour du jeu en lui-même.

Et oui ! Avant de tout organiser, préparer, caler, il faut que ce soit signé ! Cette phase de négociation demande un peu de temps. Pourquoi ? Parce que pour proposer le jeu le plus adapté, il faut que je comprenne le contexte, les objectifs et les enjeux de l’événement pour ce prospect. 

Aussi, même si une demande de devis par mail est détaillée, je propose un rendez-vous téléphonique voire physique. Et je pose des questions, j’écoute et quand j’ai toutes les infos, je propose le ou les jeux qui me semblent le(s) plus appropriés. Je le fais dès ce moment pour m’assurer que j’ai bien compris le besoin et mes interlocuteur.rice.s peuvent aussi compléter les informations qu’ils.elles m’ont fournies. 

À la suite de quoi, j’établis un ou plusieurs devis auxquels je joins une présentation de l’entreprise, de chaque jeu, un résumé des propositions et un rétroplanning.

S’en suivent souvent de nouveaux échanges, parfois des contacts de suivi de ma part. Bref de petites actions qui prennent un peu de temps par ci par là (mais mises bout à bout, toi-même tu sais 😉) et tout cela, avant que ce soit conclu… OU PAS, ça arrive même aux meilleurs 😎😁.

J’ai déjà écrit un article de blog sur le processus de création d’un jeu , je vais donc vous épargner le temps passé à l’invention, la mise en forme, les tests, etc. (ne me remerciez pas 😉). 

Dans le cas de l’animation pour ARCHIPEL HABITAT, il ne s’agissait pas d’une création sur mesure. Mais l’histoire autour du jeu a été modifiée pour adapter sa finalité. La mécanique du jeu où on change de coéquipier.ère.s à chaque nouvelle séquence de jeu avait séduit, moins le fait qu’il y a un.e gagnant.e. 

Par conséquent, j’ai repensé le scénario pour qu’il n’y en ait pas. Dans la nouvelle version, tou.te.s les participant.e.s marquent des points mais à la fin, tout le monde gagne car tout le monde aura dépassé le seuil de points pour être admis.e à la prestigieuse école des Saturnales ! Ce changement peut paraître anodin mais il a de nombreuses incidences pour que le jeu dans son entièreté reste cohérent :  

• le brief de départ et de chaque séquence de jeu sont adaptés
• il faut informer et former les maîtres du jeu sur ces changements
• les textes des documents de jeu sont en partie modifiés
• il faut les remettre en forme, les réimprimer, etc.

Maintenant que ces 2 points – que je ne savais pas où placer dans mon plan, soyons clairs 😅 – sont évacués, passons au vif du sujet, comment ça s’organise tout ça !

Ça y est, c’est signé ! Il ne reste plus qu’à attendre le jour J et à aller animer le jeu, c’est ça ? 💥PERDU ! 💥Ce qui prend le plus de temps, c’est tout ce qui se passe avant et après l’animation. Tout ce que les joueur.se.s ne voient pas. Bienvenue dans les coulisses petit.e.s veinard.e.s !

Dans le cas de l’animation pour ARCHIPEL HABITAT, la Convention se déroulait au Ponant à PACÉ, où nous n’étions jamais allés animer. 

Quelques temps avant le jour J, nous l’avons donc visiter pour :  

• visualiser où installer les différents espaces de jeux
• faire le point sur le matériel mis à notre disposition sur place (sono, micros, chaises, tables, etc.)
• imaginer les sens de déplacement – à 300 personnes ça compte –
• estimer le temps d’installation et en fonction de cela, intégrer notre planning lié au jeu dans le planning d’ARCHIPEL HABITAT et ceux des autres intervenants. Spécifiquement, on ne pouvait pas commencer l’installation le matin puisque tous les espaces allaient être occupés. Il fallait attendre le déjeuner dans un des espaces pour mettre en place les 2 autres et le timing était serré entre la fin du repas, le débarrassage par le traiteur et l’installation du 3ème espace dans la salle du déjeuner.

Il arrive que le repérage préalable ne soit pas possible. Dans ce cas, je prévois d’arriver plus tôt, avec plus de matériel, pour être sûre que tout soit OK à l’heure du démarrage du jeu. Le lieu a donc un impact sur l’organisation.

Là, oui, évidemment, un jeu pour 50 ou 300 personnes, on ne prévoit pas la même quantité de matériel. Plus de crayons, plus de porte-blocs, plus de coffres, plus de cadenas, plus d’accessoires, plus de tout !!!

Habituellement pour ce jeu, toutes les personnes présentes font les mêmes épreuves en même temps. À 300, non ce n’était pas possible que ce soit en termes d’espaces, de matériel, de comptage des points, non, non, et re non 😮. 

J’ai pris la décision de diviser le groupe en 3 sous-groupes. Pendant qu’un des sous-groupes était dans un espace pour l’épreuve artistique (énigmes + photos), un deuxième était dans la salle de spectacle pour l’épreuve musicale et le dernier dans le dernier espace pour l’épreuve des coffres. Dans chaque espace, les sous-groupes étaient divisés en 15, 18, 20 équipes pour réaliser l’épreuve. À l’issue de la première épreuve, chaque sous-groupe changeait d’espace, d’épreuves et d’équipes.

“Oulala” vous dites-vous “l’enfer !”. Et bien non. Parce que pendant la préparation, j’ai : 

– pensé les déplacements des sous-groupes pour qu’ils soient fluides, 

– prévu des affiches avec le symbole de chaque équipe pour qu’une fois arrivé.e dans un nouvel espace, chaque participant.e puisse retrouver sa nouvelle équipe facilement en se plaçant au bon endroit,

– constitué les équipes à l’avance,

– Tintintin, le plus long de tout, créé un badge pour chacun.e avec une couleur pour son sous-groupe et 3 symboles dans l’ordre, un pour chaque équipe aux 3 épreuves.

Je vous ai perdu.e.s ? Retenez juste que j’ai fabriqué 294 badges nominatifs et uniques pour qu’au moment venu, chacun.e s’y retrouve. Des heures et des heures en amont mais le résultat était au rendez-vous le jour J : moins de 10 minutes entre les déplacements des 300 dans les bons espaces, la répartition par équipes des 100 membres des sous-groupes et le début du brief de l’épreuve !

2ème problématique matos liée au nombre de personnes : la remise en place entre 2 sous-groupes. Ça concernait tous les accessoires pour les photos de 15 équipes, les 18 coffres avec cadenas dans lesquels on trouve un autre coffre fermé par un cadenas et une énigme, à l’intérieur duquel on trouve encore une énigme, etc. Moins de 10 minutes entre le départ de 100 personnes et le début du brief des 100 suivantes, c’est peu !

Là encore, tout ce qui pouvait être préparé à l’avance l’a été : les énigmes x le nombre d’équipes x 3 sessions à suivre déjà sous enveloppe quand c’était possible ou déjà pliées au bon format quand elles devaient aller dans un coffre, les bacs dans lesquels entreposer tous les docs usagers et le fichier pour les maîtres du jeu “qui fait quoi à quel moment”. 

Et puis il faut aussi des costumes pour les maîtres du jeu…

Et dire qu’il y a 4 ans, j’ai animé seule un jeu en visio pour 240 personnes… Quand j’y pense… La folie…

Pour animer Le Tournoi des Saturnales pour ARCHIPEL HABITAT, nous étions 5 maîtres du jeu + 4 petites mains dans l’ombre, celles de Sacha et Circé, mes 2 merveilleuses alternantes.

Je travaille régulièrement avec Alexandre et Jennifer, qui connaissaient déjà le jeu dans sa version d’origine et c’était une première collaboration dans l’animation avec Alicia (la comédienne qui joue dans certaines de nos vidéos de présentation de jeux) et Gaëtan de Lockey Aventures.

Il a fallu les recruter, les réunir pour qu’ils se rencontrent, les briefer sur le déroulé de la journée, de leur épreuve, les missions de chacun, le rôle à tenir (nos maîtres du jeu jouent des personnages, vous le savez, non ?), rédiger le document remis à chacun avec le récap de toutes ces infos (vous me croyez si je vous dis que j’ai préparé un dossier de 20 pages pour certains ? 🤓).

Oui, parce que, première pour moi, j’avais décidé d’être à la coordination de l’équipe le jour J et pas à l’animation d’une séquence de jeu. Le brief général devant les 300, oui, le débrief du jeu et de l’animation, oui mais au milieu, déléguer… Enfin, aussi gérer le timing, guider les participant.e.s pendant les déplacements, soutenir les maîtres du jeu aux phases les plus intenses, gérer les imprévus éventuels, etc.

Là encore, tout ce qui pouvait être préparé à l’avance l’a été : les énigmes x le nombre d’équipes x 3 sessions à suivre déjà sous enveloppe quand c’était possible ou déjà pliées au bon format quand elles devaient aller dans un coffre, les bacs dans lesquels entreposer tous les docs usagers et le fichier pour les maîtres du jeu “qui fait quoi à quel moment”. 

Et puis il faut aussi des costumes pour les maîtres du jeu…

D’ordinaire, je prévois un point quelques jours avant l’animation pour vérifier que le planning de la journée est toujours le même, ajuster le nombre de participant.e.s et donc le nombre d’équipes et prévoir le matériel, etc.

Avec ARCHIPEL HABITAT, nous avons fait plusieurs points notamment à J-15. C’était important de leur présenter le déroulé timé, l’encadrement des étapes par les maîtres du jeu, l’adaptation du scénario et de leur expliquer le fonctionnement des déplacements, équipes, badges et affiches. Avoir des soutiens dans l’équipe d’organisation de la journée le jour J, c’est se prémunir contre d’éventuels problèmes, incompréhensions.

De manière générale, j’arrive sur place au moins une heure en avance (pour certains jeux comme la Ludic Secret Agency qui nécessite une grosse installation, ça peut même être 3h avant ⌚).

Dans le cas d’ARCHIPEL HABITAT, Circé, Sacha et moi étions sur place à 12h30 (1h30 avant le démarrage du jeu) pour installer 2 espaces de jeu pendant le déjeuner des employés de l’entreprise.

Vers 13h45, presque toute mon équipe était en renfort pour napper les tables, installer les coffres et tout le matériel dans la salle du déjeuner. 

À 13h55, tout était prêt 💪.

À 13h, tous les maîtres du jeu sont arrivés pour se costumer puis nous réunir pour un dernier brief d’équipe, s’approprier leur espace de jeu et aider à la fin de l’installation.

À 14h, nous étions tous et toutes sur scène. Fin prêt.e.s pour le démarrage du jeu ! À partir d’ici, je n’ai rien à vous expliquer, vous imaginez plus clairement ce que chacun.e fait : se présenter dans son personnage, expliquer les règles du jeu de son épreuve, répondre aux questions, guider, compter les points, et bien sûr, faire des blagues (le point commun de tous les gens avec qui je travaille, ce sont des rigolos 😆).

Chaque maître du jeu a été tout bonnement parfait. Dans le cadre que j’avais posé, ils ont tous assuré, en ajoutant leur grain de sel, en campant leur personnage. Bref, une équipe incroyable grâce à qui tout s’est déroulé comme prévu.

Je n’ai pas regretté d’être à la coordination. Aucun imprévu n’est survenu mais je n’ai pas vu le temps passer entre le suivi du timing, circuler partout pour vérifier que tous les groupes démarrent en même temps, aider les maîtres du jeu ponctuellement, interagir avec les participant.e.s, etc.

Un débrief du jeu avant le lancement d’une session de body percussion pilotée par Alicia en cheffe d’orchestre incroyable, et il est déjà temps de remballer !

La phase 1 du rangement commence sur place, on enlève tout ce qu’on a installé, on rassemble tout, on compte,on récupère les badges, les costumes, on cherche, on charge. Le challenge : ne rien oublier tout en allant vite pour ne pas gêner le traiteur qui prépare le goûter, dans le cas présent, mais parfois c’est l’heure de la restitution du lieu qui est proche ou la fermeture des bureaux si l’animation se déroule dans l’entreprise.

La phase 2 se passe de retour au bureau. D’abord, je remets en place tout le matériel (coffres, les énigmes, les cadenas, les accessoires, etc.) pour qu’il soit prêt pour la prochaine animation. Ça prend un peu de temps. Mais le plus long, c’est le tri dans les documents : feuille par feuille, je regarde si elle peut être utilisée de nouveau telle quelle lors d’une animation, ou en brouillon dans l’imprimante ou sur mon bloc A5, ou si elle doit être recyclée. Je ne me vois pas tout mettre d’office au recyclage. Je gagnerai du temps (plus de 2h après l’animation du 15 juin) mais quel gâchis de papier !

Pendant ou après le rangement, j’essaie au maximum de discuter avec les participant.e.s pour avoir leur avis et ressentis sur ce qu’il.elle.s viennent de vivre, avant d’aller échanger avec mes interlocuteur.rice.s au sein de l’entreprise depuis la négociation.

Dans le mail contenant la facture, je sollicite également des retours.

Ça n’a pas toujours été simple de demander aux clients “Alors euh ça vous a plu ? 🙄”. Non pas parce que je sentais que ça s’était mal passé, mais un peu par peur que mon impression que ça avait plu soit biaisée. Mais la qualité du vécu de “l’utilisateur”  et le niveau de satisfaction du client sont des éléments cruciaux pour avancer et évoluer. 

Et puis très souvent pour nous, ça se passe bien.

La preuve, voici le mail que j’ai reçu le lendemain de cette fameuse animation : 

“[…] J’en profite pour te remercier « à froid ». On n’a eu que des compliments aujourd’hui. Tout le monde à une banane d’enfer. C’était topissime !”

Voilà, maintenant vous êtes au courant, L’Échappée Ludique fait aussi des jeux pour des grands groupes et on dirait que c’est super 🙂.

– Lucile